KABARACEH, BANDA ACEH: Dalam upaya menjaga arsip Kependudukan dan Pencatatan Sipil agar tertata dengan baik, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Banda Aceh melakukan penataan ulang dengan dukungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Banda Aceh yang diikuti oleh beberapa staf setiap bidang di Disdukcapil.
Dalam Hal ini, Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh Dra. Emila Sovayana mengatakan pentingnya penataan arsip dengan baik sebagai upaya memudahkan administrasi masyarakat saat membutuhkan atau kehilangan dokumen.
“Arsip ini barang berharga dan penting sehingga harus ditata rapi dan baik untuk kepentingan administrasi masyarakat saat dibutuhkan atau kehilangan, kita mengupayakan saat masyarakat butuh arsip bisa memberikan secara cepat sehingga perlunya penataan yang baik agar mudah pencarian saat dibutuhkan,” kata Emila, pada Selasa (27/10/2020) di Kantor Disdukcapil.
Emila mengatakan, di dinasnya setiap hari bisa menghasilkan ratusan arsip kependudukan dan pencatatan sipil sehingga perlu penanganan yang lebih komprehensif agar terjaga dengan baik.
Selama ini, pihaknya juga sudah menyusun arsip tersebut sesuai dengan abjad dan gampong.
“Selama ini kita sudah menyusun sesuai dengan abjad dan gampong, kemudian berkat dukungan pimpinan kita juga sudah ada ruangan arsip sehingga arsip-arsip bisa kita masukkan ke dalam lemari di ruangan tersebut,” kata Emila.
Tidak hanya itu, pihaknya juga sudah menyusun arsip dalam bentuk buku dan arsip digital.
“Yang kita buat buku arsip itu yang merupakan dokumen permanen seperti akta kelahiran, kita kumpulkan setiap 50 orang lengkap dengan persyaratan-persyaratannya, sedangkan yang digital datanya kita scan terlebih dahulu sehingga bisa terselamatkan dari bencana alam,” jelas Emila.
Meskipun demikian dukungan tenaga profesional oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Banda Aceh bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Aceh sangat diperlukan.
“Karena dari kita sangat penting pembenahan arsip dan bahkan kantor yang profesional itu arsipnya tertata dengan baik dan tentunya didukung oleh tenaga profesional,” tuturnya.
Pada penataan ulang tersebut, Dispersip akan melakukan pembinaan lima kali pertemuan dengan staf setiap bidang di Disdukcapil.
“Ini baru pembinaan pertama, dan insyaallah ada pembinaan empat kali lagi,” tutup Emila.(RD)
